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会计入账指南【Book-keeping Index】3个要点

很多中小企SME没有预算及实际需要去聘请一名全职会计人员，老板们亦冇读过会计，如何简单快捷地砌好一盘公司账目呢？

一般SME行业，其实只需要制作3种类型的表格，便算是颇为完整整齐的会计流水纪录。这3种列表分别是：

公司的银行户口永远是最重要的信息。所以，一个流水账纪录去解释银行每条收入款、支出款的纪录是必须的。列表的内容应该包括日期、对方公司名称、收入或支出的性质或类型、入账金额及出帐的金额、描述出入账的内容、凭证编号。

非银行的支出纪录

中小企业的现实情况是，不可能所有公司的收入支出都经公司银行户口。有时候公司董事或者员工会先代付公司支出 (paid on behalf of the company )，其后再问公司报销费用，这个情况是非常普遍。 只要跟公司业务有关的费用、有发票或收据及付款证明，便可以放入这个表格里面。列为的内容应该包括发票/收据日期、支出/收入类型、支出/收入详情、代付人姓名、对方公司名称、支出金额、凭证编号。

公司收入纪录

简单划分公司类型为两种：贸易及服务。

贸易类型公司需要多做一项功夫，就是销售产品相对应的购货成本，类似一个配对表(Matching Table)。表格内容应该包括收入发生日期、售卖之货物/服务名称、售卖之货物/服务数量、客户名称、收入金额、凭证编号、客户付款方式、客户付款日期。

需要用会计软件入账吗？

之前已讲过「老板们亦冇读过会计」，假设他们不认识Double Entry, Debit /Credit, Profit and loss, Balance sheet等较专门的会计知识。所以，用Excel来制作表格已经十分足够。

如何保存单据呢？

正规整理的做法是用A4纸将单据影印，然后将正本单据用胶纸贴在影印本上面。可以将同一个月内性质一样的单据（例如都是的士费或餐厅饭局费用）影印及贴在同一张纸上面。然后再在空白位置写上费用/收入类型、总金融、谁付款、付款方式等重要信息。将同一次业务交易的所有单据（如报价单、发票、送货单、银行收付水单、收据）钉在一起。